[Post produzido em 2009 e atualizado em 2018]
Muitas empresas certificadas nas normas ISO de sistemas de gestão estão descobrindo que a certificação não é um requisito de seus clientes. Para essas e outras empresas que desejam divulgar sua capacidade de atuar em conformidade com tais normas, existe uma alternativa de baixo custo à certificação: a Autodeclaração de Conformidade, formalmente denominada Declaração de Conformidade de Fornecedor (SDoC – Supplier’s Declaration of Conformity).
Nas últimas décadas, milhares de empresas em todo o mundo se certificaram conforme a norma ISO 9001 e/ou ISO 14001. Algumas decidiram obter a certificação por imposição de clientes (por exigência contratual ou por preferência declarada de compra). Outras decidiram fazer isso como “conclusão natural” do processo de formalização dos sistemas de gestão, ou simplesmente para mostrar que estavam à altura ou à frente de seus concorrentes.
A indústria da certificação naturalmente promoveu seus serviços e, com a ajuda da mídia, tornou os termos “ISO 9001 / ISO 14001” e “certificação” praticamente sinônimos. Atualmente, isso é menos comum, pois mais e mais empresas estão percebendo que manter seu certificado ISO não é uma necessidade, mas um dispendioso ônus…
Embora a maioria das empresas que escolheram a rota da conformidade com as normas ISO achem que a implementação de sistemas de gestão vale a pena, organizações de todos os tamanhos estão chegando à conclusão de que o processo de manutenção da certificação externa é caro demais. Acima de tudo, muitas empresas dizem que as auditorias dos organismos certificadores estão atoladas de burocracia, não agregando qualquer valor intrínseco aos negócios.
Não é de surpreender, portanto, que mais e mais empresas estão abandonando a certificação ISO. Essa é uma tendência mundial, que está aumentando à medida que as versões revisadas das normas vão sendo publicadas…
Inúmeras dessas organizações jamais estiveram comprometidas com os princípios inerentes a cada norma ou disciplina e, portanto, seus sistemas de gestão ISO estão gradualmente se deteriorando. Muitas outras, porém, desejam continuar mantendo sistemas de gestão consistentes, mas não veem nenhum valor na certificação. É aí que entra a Autodeclaração de Conformidade!
SDoC – O que é e o que não é
A Autodeclaração de Conformidade é tratada nas normas internacionais ISO/IEC 17050:2004-1 e ISO/IEC 17050:2004-2. A parte 1 da 17050 foi desenvolvida com o objetivo de fornecer requisitos gerais para a Declaração de Conformidade do Fornecedor (SDoC, na sigla em inglês). A parte 2 especifica requisitos para a documentação de apoio para consubstanciar a SDoC. No Brasil, a ABNT publicou em 2005 a versão em português das duas partes da 17050.
A ISO 14001:2015 de Sistemas de Gestão Ambiental, por exemplo, reconhece a autodeclaração como uma opção viável para muitas organizações. A seção 0.5, Conteúdo desta Norma, enfatiza: “Esta Norma contém os requisitos usados para avaliar a conformidade. Qualquer organização que pretenda demonstrar conformidade com esta Norma pode fazer isto ao:
– fazer uma autoavaliação e autodeclaração, ou (…)
– buscar uma confirmação de sua autodeclaração por uma parte externa à organização (…)”.
Veja aqui um exemplo de SDoC para a ISO 9001:2015 de Sistemas de Gestão da Qualidade (em inglês).
Muitos envolvidos na indústria da certificação ISO têm descartado a autodeclaração, alegando que ela não é equivalente à certificação. Sem dúvida, é verdade. As diferenças inerentes de abordagem entre a declaração de conformidade e a certificação garantem que elas jamais serão “equivalentes”. Porém, certas pessoas têm deixado de reconhecer (ou se recusado a reconhecer) que, se devidamente realizada e administrada, a autodeclaração é uma alternativa à certificação, viável e competitiva, que agrega valor às organizações – desde multinacionais até empresas de médio e pequeno porte.
SDoC – Benefícios
Os benefícios obtidos pelas organizações com sistemas de gestão ISO são proporcionais ao comprometimento demonstrado pela direção (liderança, organização, recursos, implementação e monitoramento). Muitas vezes, porém, o comprometimento da direção com o sistema de gestão é questionado devido às despesas e à falta de valor agregado no processo de manutenção da certificação externa.
A direção tem mais chances de mostrar comprometimento quando as melhorias do resultado financeiro da empresa podem ser claramente vistas, e quando os recursos da organização estão focados na melhoria contínua, e não nas questões burocráticas de conformidade.
Com a Autodeclaração de Conformidade, não apenas se economiza tempo e dinheiro gastos com as auditorias contínuas de manutenção da certificação, mas também se obtém mais flexibilidade para focalizar as questões mais significativas de melhoria dos sistemas de gestão e seus resultados.
SDoC – Requisitos
Quando a certificação acreditada (“de terceira parte”) NÃO É UM REQUISITO de clientes e outras partes interessadas, a Autodeclaração de Conformidade, como ressaltei, é uma opção viável e que agrega valor a empresas de qualquer setor e tamanho, MAS…
… somente quando é feita de forma adequada e com o nível necessário de transparência e responsabilidade.
A SDoC é uma solução econômica, mas não é uma opção “mais suave”. A escolha da autodeclaração não “alivia” a necessidade de manter um sistema de gestão que esteja em total conformidade com todos os requisitos normativos, ou de realizar processos e entregar produtos e serviços que atendam a todos os requisitos aplicáveis, bem como satisfaçam as expectativas dos clientes e de outras partes interessadas.
Além disso, as organizações devem manter dados e informações que deem sustentação à sua SDoC, e devem, se for o caso, tornar públicas algumas dessas informações, a fim de dar garantia e confiança a seus stakeholders, além de permitir, sempre que pertinente, que clientes, por exemplo, auditem o sistema de gestão da organização.
SDoC – O que precisa ser feito
Para autodeclarar conformidade com uma determinada norma, é preciso que a organização esteja em conformidade com os requisitos de tal norma e seja capaz de comprovar, por meio de evidências objetivas, a autodeclaração que a empresa emitir. Nessa base mínima, organizações de qualquer tamanho ou complexidade podem emitir sua própria Autodeclaração de Conformidade (assinada pelos responsáveis da organização emissora e de acordo com os requisitos da ISO/IEC 17050).
Contudo, para que a Declaração de Conformidade de Fornecedor (SDoC) seja compreendida e respeitada pelas partes interessadas, a organização poderá ter que disponibilizar certas evidências objetivas para os seus stakeholders. Em alguns casos, clientes (e outras partes interessadas) poderão exigir também que a SDoC seja comprovada por meio de uma auditoria conduzida pelo próprio cliente e/ou por meio de outros requisitos contratuais específicos.
No QSP, que é uma associação que reúne empresas de diferentes setores, temos fornecido apoio técnico às nossas associadas na emissão e gestão de suas Autodeclarações de Conformidade, envolvendo as seguintes atividades: reunião online para esclarecimentos gerais sobre a SDoC, análise crítica da documentação do(s) sistema(s) de gestão da organização e, conforme o caso, auditoria ‘semi-interna’ para embasar a emissão da SDoC.
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